Darbuotojų stebėsena: kameros, GPS, skambučiai ir el. paštas

Darbdavys gali stebėti darbuotojus, bet ne be ribų. Stebėsena turi turėti konkretų tikslą, teisinį pagrindą ir būti proporcinga. Apie ją darbuotojai turi būti informuoti iš anksto ir pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu, pateikiant visą BDAR 13 str. 1 ir 2 d. nurodytą informaciją (ADTAĮ 5 str. 4 d.; BDAR 13 str. 1 d.). Darbuotojų stebėsenai VDAI reikalauja atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą. Asmeninio susižinojimo slaptumas lieka saugomas ir darbo kompiuteryje ar telefone (DK 27 str. 2 d.).

Riba paprastai eina ne per technologiją, o per tikslą. Kamera, saugojanti sandėlį, ir kamera, kuria vadovas realiu laiku tikrina, kur yra darbuotojas, yra du skirtingi duomenų tvarkymai. Tas pats pasakytina apie GPS, skambučių duomenis ir el. paštą. Žemiau – ko reikalauja įstatymas, kur eina riba ir kas gresia ją peržengus.

Ko reikalauja įstatymas

Darbo kodeksas nustato pagrindą: darbdavys privalo gerbti darbuotojų teises į privatų gyvenimą ir į asmens duomenų apsaugą (DK 27 str. 1 d.). Kai darbdavys naudojasi savo teisėmis į darbo vietoje naudojamas informacines ir elektroninių ryšių technologijas, jis negali pažeisti darbuotojų asmeninio susižinojimo slaptumo (DK 27 str. 2 d.). Tai taikoma ir nuotoliniam darbui: nuotolinio darbo tvarka neturi pažeisti darbuotojo asmens duomenų apsaugos ir teisės į privatų gyvenimą (DK 52 str. 6 d.).

BDAR leidžia valstybėms narėms nustatyti konkretesnes taisykles darbuotojų duomenims (BDAR 88 str. 1 d.). Tokiose taisyklėse ypatingas dėmesys turi būti skiriamas duomenų tvarkymo skaidrumui ir stebėsenos sistemoms darbo vietoje (BDAR 88 str. 2 d.). Lietuvoje stebėsenai skirta ADTAĮ 5 str. 4 d. Ji apima vaizdo ir garso duomenis darbo vietoje ir patalpose ar teritorijose, kuriose dirba darbuotojai, taip pat darbuotojų elgesio, buvimo vietos ar judėjimo stebėseną. Ta pati taisyklė taikoma ir asmenims, dirbantiems darbo santykiams prilygintų santykių pagrindais (ADTAĮ 5 str. 5 d.).

Iš BDAR kyla dar keturi reikalavimai:

• Tikslas. Duomenys renkami nustatytais, aiškiai apibrėžtais tikslais ir toliau netvarkomi su jais nesuderinamu būdu (BDAR 5 str. 1 d. b p.).
• Kiekis. Renkama tik tai, ko reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. c p.).
• Pagrindas. Darbuotojo sutikimas čia beveik niekada netinka. EDPB gairėse 3/2019 dėl vaizdo prietaisų nurodoma, kad darbdaviai dažniausiai neturėtų remtis sutikimu, nes mažai tikėtina, kad jis bus duotas laisvai. Praktikoje pagrindas yra teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.) arba, kai stebėti liepia įstatymas, teisinė prievolė. Valdžios institucijos, vykdydamos savo užduotis, teisėtu interesu remtis negali (BDAR 6 str. 1 d. paskutinė pastraipa). Kodėl sutikimas neveikia, rašėme straipsnyje apie darbuotojo sutikimą.
• Poveikio vertinimas. VDAI sąraše yra atskiras punktas: darbuotojų duomenų tvarkymas stebėsenos ar kontrolės tikslais, įskaitant vaizdo ir garso duomenis darbo vietoje ir darbuotojų komunikacijos, elgesio, vietos ar judėjimo stebėseną (VDAI įsakymo Nr. 1T-35 sąrašo 10 p.). Atskirai įvardytas pokalbių telefonu įrašymas (7 p.) ir vaizdo stebėjimas kartu su garso įrašymu (6.3 p.). Vertinimas atliekamas prieš pradedant tvarkyti duomenis (BDAR 35 str. 1 d.). Jei jis rodo didelį pavojų, kurio nepavyksta sumažinti, prieš pradedant reikia konsultuotis su VDAI (BDAR 36 str. 1 d.).

Kai darbdavys vidutiniškai įdarbina dvidešimt ir daugiau darbuotojų, jis privalo informuoti darbo tarybą ir su ja konsultuotis, kai tvirtina ar keičia darbuotojų stebėsenos ir kontrolės darbo vietoje tvarką arba nustato priemones, galinčias pažeisti darbuotojų privataus gyvenimo apsaugą (DK 206 str. 1 d.). Darbo taryba apie tai informuojama prieš dešimt darbo dienų (DK 206 str. 2 d.). Jei nėra nei darbo tarybos, nei darbuotojų patikėtinio, informacija teikiama darbdavio lygmeniu veikiančiai profesinei sąjungai (DK 206 str. 4 d.).

Kur riba: keturi stebėsenos būdai

Vaizdo kameros. Turto ir žmonių apsauga paprastai yra teisėtas tikslas. Nuolatinis darbuotojo darbo stebėjimas – ne: 29 straipsnio darbo grupė nurodo, kad stebėjimas turėtų būti atrankinis, o ne nuolatinis (WP 249, 3.1.1 skirsnis). EDPB gairėse 3/2019 pažymima, kad darbuotojas dažniausiai nesitiki, jog darbdavys jį stebės darbo vietoje, o stebėjimas sanitarinėse patalpose reiškia rimtą teisių apribojimą. Kamera, įrengta sandėliui saugoti, negali tapti priemone tikrinti, ar darbuotojas pakankamai greitai dirba: tai jau kitas tikslas. Kuo ilgiau saugomi įrašai, tuo daugiau argumentų reikia. Gairėse nurodoma, kad saugant ilgiau nei 72 valandas pagrindimo reikia daugiau. Apie ženklinimą rašėme straipsnyje, kur turi kabėti lentelė apie vaizdo stebėjimą. Kam ir ką privaloma pateikti, kai prašoma vaizdo įrašo, rašome straipsnyje Vaizdo įrašo prašymas: kam ir ką privaloma pateikti.

GPS ir transporto priemonės. 29 straipsnio darbo grupė Nuomonėje 2/2017 dėl duomenų tvarkymo darbe (WP 249), primindama savo ankstesnę Nuomonę 13/2011, nurodo, kad transporto priemonių sekimo įtaisai nėra darbuotojų sekimo įtaisai: darbdaviai neturėtų jų naudoti vairuotojų elgsenai ar buvimo vietai sekti. Tai 2017 m., dar iki BDAR taikymo, priimta 29 straipsnio darbo grupės nuomonė. Jos nėra tarp dokumentų, kuriems EDPB pritarė 2018 m. gegužės 25 d. (Patvirtinimas Nr. 1/2018). Kaip ir kitos priežiūros institucijų gairės, ji nėra privaloma: tai aiškinimo gairė. Kai automobilį leidžiama naudoti ir asmeniškai, darbuotojui iš esmės turėtų būti suteikta galimybė laikinai išjungti sekimą, kai tai pateisina ypatingos aplinkybės, pavyzdžiui, vizitas pas gydytoją. Stebėti automobilio vietą ne sutartu darbo metu, pasak nuomonės, teisinio pagrindo greičiausiai nėra. Jei vis dėlto tai būtina, pavyzdžiui, dėl vagystės rizikos, priemonės turi būti proporcingos pavojui: nuomonėje pateikiamas pavyzdys, kai vieta ne darbo metu fiksuojama tik automobiliui išvykus iš plačiai apibrėžtos teritorijos (regiono ar net šalies). Atskiro dėmesio reikia informavimui: GPS tikslai ir terminai gali būti aprašyti duomenų tvarkymo veiklos įrašuose, o darbuotojai su jais – nesupažindinti. Veiklos įrašai yra vidaus dokumentas, kuris teikiamas VDAI, jai paprašius (BDAR 30 str. 4 d.). Jie nieko neinformuoja. ADTAĮ 5 str. 4 d. reikalauja informuoti patį darbuotoją ir sugebėti tai įrodyti.

Skambučiai. Pokalbių įrašymui reikia poveikio vertinimo, net jei įrašomi tik klientų aptarnavimo pokalbiai. Stebėsena gali vykti ir be įrašų: įmonė gali norėti vertinti darbuotojų produktyvumą pagal skambučių skaičių, trukmę ir numerius. Kai vienas klientas planavo tokį projektą, parengėme šiuos pirmuosius klausimus:

• ar tikslas yra konkretūs rodikliai, ar bendras „produktyvumo vertinimas“;
• ar tikrai reikia konkrečių numerių, ar pakaktų skambučių skaičiaus ir trukmės;
• kaip atskiriami asmeniniai skambučiai, jei darbo telefoną leidžiama naudoti ir asmeniškai;
• ar duomenys vertinami individualiai, ar komandos lygiu;
• kokios bus pasekmės darbuotojui ir ar sprendimą priims žmogus.

Paskutinis klausimas nėra formalumas. Darbuotojas turi teisę, kad jam nebūtų taikomas tik automatizuotu tvarkymu grindžiamas sprendimas, dėl kurio jam kyla teisinės pasekmės ar panašus didelis poveikis (BDAR 22 str. 1 d.). Jei pasekmės dar neapibrėžtos, neįmanoma įvertinti ir proporcingumo.

El. paštas ir IT sistemos. Darbo el. pašto dėžutė ir kompiuteris priklauso darbdaviui, bet asmeninio susižinojimo slaptumas lieka (DK 27 str. 2 d.). WP 249 pateikia pavyzdį: visos darbuotojų internetinės veiklos stebėsena, net siekiant apsaugoti tinklą, yra neproporcingas atsakas. Jeigu netinkamam naudojimui galima užkirsti kelią, pavyzdžiui, interneto filtrais, darbdavys neturi bendros teisės vykdyti stebėsenos. Pirmiausia prevencija, tik tada tikrinimas. Iš anksto turi būti aišku, kas, kada ir kokiu pagrindu gali atverti darbuotojo dėžutę ar žurnalus. Kas daroma su darbuotojo pašto dėžute ir failais jam išėjus, rašome straipsnyje Darbuotojui išėjus: pašto dėžutė, failai, paskyros ir jo duomenys.

Kas nutinka, kai riba peržengiama

Stebėsena pradėta anksčiau nei informavimas. Darbuotojams pranešama po to, kai sistema jau veikia, arba pranešama žodžiu, arba pranešime trūksta BDAR 13 str. informacijos. Tai ADTAĮ 5 str. 4 d. ir BDAR 13 str. pažeidimas. Už duomenų subjekto teisių pagal 12–22 str. ir pagrindinių principų pažeidimus BDAR numato baudas iki dvidešimties milijonų eurų arba, jei tai įmonė, iki 4 % visos jos ankstesnių finansinių metų pasaulinės metinės apyvartos, atsižvelgiant į tai, kuri suma didesnė (BDAR 83 str. 5 d.). Valdžios institucijoms ir įstaigoms Lietuvoje taikomos mažesnės ribos (ADTAĮ 33 str. 2 d.), išskyrus tas, kurios vykdo ūkinę komercinę veiklą (ADTAĮ 33 str. 3 d.). Ką ir kada reikia pasakyti darbuotojams, rašome straipsnyje Darbuotojų informavimas apie duomenų tvarkymą: ką ir kada pasakyti.

Neatliktas poveikio vertinimas. BDAR 35 str. prievolė patenka į baudų grupę iki dešimties milijonų eurų arba, jei tai įmonė, iki 2 % visos jos ankstesnių finansinių metų pasaulinės metinės apyvartos, atsižvelgiant į tai, kuri suma didesnė (BDAR 83 str. 4 d. a p.). Valdžios institucijoms taikoma mažesnė riba (ADTAĮ 33 str. 1 d.). Vertinimas, parašytas po patikrinimo, neparodo, kad pavojai buvo įvertinti prieš pradedant.

Tikslas išsiplėtė. Apsaugos kameros ar GPS duomenys pradedami naudoti darbuotojų vertinimui ar drausminėms nuobaudoms. Tai kitas tikslas, kuriam reikia atskiro pagrindo ir informavimo (BDAR 5 str. 1 d. b p.). Drausminė byla, paremta tokiais įrašais, tampa ginčytina.

Darbuotojo reikalavimai. Neteisėtas asmens stebėjimas ir telefoninių pokalbių ar korespondencijos konfidencialumo pažeidimas laikomi privataus gyvenimo pažeidimu (CK 2.23 str. 2 d.). Tai pagrindas reikalauti turtinės ir neturtinės žalos atlyginimo (CK 2.23 str. 4 d.). Pagal BDAR žalą patyręs asmuo taip pat turi teisę į kompensaciją (BDAR 82 str. 1 d.).

Draudimas tvarkyti. VDAI gali nurodyti suderinti tvarkymą su reglamentu (BDAR 58 str. 2 d. d p.) arba nustatyti laikiną ar galutinį tvarkymo apribojimą, įskaitant draudimą (BDAR 58 str. 2 d. f p.). Jau įdiegta sistema tada tiesiog išjungiama.

Kada kreiptis į teisininką

• prieš diegiant naują stebėsenos priemonę: kameras darbo vietose, GPS, skambučių įrašymą ar analizę, el. pašto ar kompiuterių stebėseną;
• kai stebėsenos duomenis norite naudoti darbuotojų vertinimui, premijoms ar drausminėms nuobaudoms;
• kai darbo priemones leidžiama naudoti ir asmeniškai;
• kai reikia atlikti poveikio vertinimą ar konsultuotis su darbo taryba;
• kai darbuotojas skundžiasi, prašo savo įrašų ar kreipėsi į VDAI.