Darbuotojui išėjus: pašto dėžutė, failai, paskyros ir jo duomenys

Darbuotojui išėjus, darbo pašto dėžutė, failai ir paskyros lieka darbdaviui, tačiau juose esantys duomenys netampa laisvai naudojami. Darbdavys gali pasilikti tai, ko reikia darbui tęsti ir teisinėms prievolėms vykdyti. Kartu jis turi nutraukti buvusio darbuotojo prieigas, neskaityti jo asmeninės korespondencijos (CK 2.23 str. 2 d.; DK 27 str. 2 d.) ir nelaikyti jo dėžutės veikiančios neribotai (BDAR 5 str. 1 d. e p.). Dokumentai, kurių rengimą nustato teisės aktai, saugomi nustatytais terminais, o kiti duomenys – tik tol, kol jų reikia.

Dauguma klaidų padaroma ne paskutinę darbo dieną, o po kelių mėnesių. Adresas vis dar priima laiškus, kuriuos skaito vadovas. Prieiga prie debesijos tebeveikia. Failai guli bendrame diske be savininko. Čia – ko reikalauja įstatymas, kur dažniausiai suklystama ir kas tada gresia.

Kas lieka darbdaviui, o kas ne

Darbo el. pašto dėžutė, darbo failai ir paskyros yra darbdavio priemonės. Tačiau juose yra paties darbuotojo asmens duomenų: jo vardas adrese, susirašinėjimas, kartais asmeniniai laiškai ir failai. Taip pat juose yra klientų, partnerių ir kolegų duomenų.

Tai, kad priemonė priklauso darbdaviui, darbuotojo teisių nepanaikina. Darbdaviui įgyvendinant nuosavybės ar valdymo teises į darbo vietoje naudojamas technologijas, negali būti pažeidžiamas darbuotojų asmeninio susižinojimo slaptumas (DK 27 str. 2 d.). Mūsų vertinimu, tai galioja ir darbo santykiams pasibaigus: asmeniniai laiškai lieka asmeniniai. Taikomi ir bendrieji BDAR principai:

• Tikslas. Duomenys renkami nustatytais, aiškiai apibrėžtais tikslais ir toliau netvarkomi su jais nesuderinamu būdu (BDAR 5 str. 1 d. b p.). Dėžutė, palikta darbų tęstinumui, nėra archyvas, kuriame bet kada galima ieškoti informacijos apie patį žmogų.
• Kiekis. Tvarkoma tik tai, ko reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. c p.).
• Terminas. Duomenys laikomi ne ilgiau, nei būtina tikslui (BDAR 5 str. 1 d. e p.).
• Įrodymas. Darbdavys turi sugebėti įrodyti, kad šių principų laikosi (BDAR 5 str. 2 d.).

Darbų tęstinumui pagrindas paprastai yra teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Kas ir kokiu pagrindu gali atverti darbuotojo dėžutę, turi būti nustatyta iš anksto, o ne sugalvota tą dieną, kai žmogus išeina. Bendrąsias darbo el. pašto tikrinimo taisykles aprašėme straipsnyje apie darbuotojų stebėseną.

Pašto dėžutė: automatinis atsakymas, nukreipimas ar uždarymas

Nei BDAR, nei Darbo kodeksas nenustato, kiek dienų išėjusio darbuotojo dėžutė gali veikti. Todėl sprendimą reikia pagrįsti tais pačiais principais. Mūsų vertinimu, rizika skiriasi taip:

• Automatinis atsakymas. Siuntėjui pranešama, kad žmogus nebedirba, ir nurodomas kolegos ar bendras adresas. Nauji laiškai niekieno neskaitomi, todėl tai mažiausiai invazyvus būdas. Jį verta taikyti ribotą laiką, kol klientai ir partneriai sužinos naują kontaktą.
• Visų laiškų nukreipimas kolegai. Į dėžutę toliau ateina ir asmeniniai laiškai: iš banko, gydytojo, draugų, kitų darbdavių. Juos skaitys kitas žmogus. Tai sunku suderinti su korespondencijos konfidencialumu (CK 2.23 str. 2 d.), mūsų vertinimu – ir su DK 27 str. 2 d., bei su kiekio mažinimo principu. Jei nukreipiate, darykite tai trumpai ir apie tai iš anksto pasakykite darbuotojui.
• Dėžutė veikia neribotai. Po kelių mėnesių tikslas, dėl kurio ji palikta, išnyksta, o dėžutė lieka. Tai jau nebeatitinka saugojimo trukmės principo. Nustatykite terminą, po kurio dėžutė uždaroma, o darbo laiškai, kurių reikia toliau, perkeliami į bendrą darbo vietą.

Geriausia apie tai susitarti dar prieš išeinant: darbuotojas perduoda einamuosius reikalus, pats pažymi ar išsisaugo asmeninius laiškus ir failus, o Jūs žinote, kas lieka ir kam.

Senų laiškų ir failų peržiūra

Po darbuotojo išėjimo dažnai prireikia konkretaus darbo laiško: kliento užsakymo, sutarties derinimo, pažado. Jį surasti galima, bet:

• ieškokite konkretaus dalyko, o ne peržiūrėkite visą dėžutę;
• akivaizdžiai asmeninių laiškų neatidarykite ir neskaitykite;
• užrašykite, kas, kada ir kodėl ieškojo, nes įrodyti turi darbdavys (BDAR 5 str. 2 d.).

Riba nėra formali. Susirašinėjimo ar kitokios korespondencijos konfidencialumo pažeidimas laikomas privataus gyvenimo pažeidimu (CK 2.23 str. 2 d.). Tai pagrindas pareikšti ieškinį dėl turtinės ir neturtinės žalos atlyginimo (CK 2.23 str. 4 d.).

Paskyros ir prieigos

Paskutinę darbo dieną nutraukiamos prieigos: el. paštas, klientų sistema, debesijos saugykla, nuotolinė prieiga, bendri slaptažodžiai. Surenkami įrenginiai. Darbdavys turi užtikrinti, kad jam pavaldūs asmenys duomenis tvarkytų tik pagal jo nurodymus (BDAR 32 str. 4 d.). Išėjęs žmogus nebėra pavaldus ir nurodymų nebegauna. Mūsų vertinimu, jo prieiga tada yra prieiga be leidimo: nuo tvarkymo be leidimo duomenys turi būti apsaugoti (BDAR 5 str. 1 d. f p.), o saugumo pažeidimas, dėl kurio prie duomenų be leidimo gaunama prieiga, yra asmens duomenų saugumo pažeidimas (BDAR 4 str. 12 p.).

Jei buvęs darbuotojas vis dėlto prisijungė ar atsisiuntė duomenų, tai gali būti asmens duomenų saugumo pažeidimas. Tada valdytojas turi įvertinti pavojų ir, nebent pažeidimas neturėtų kelti pavojaus žmonių teisėms ir laisvėms, pranešti VDAI nepagrįstai nedelsdamas ir, jei įmanoma, ne vėliau kaip per 72 valandas nuo tada, kai apie jį sužino (BDAR 33 str. 1 d.).

Buvusio darbuotojo duomenys ir asmens byla

Privalomi dokumentai. Saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis įstatymais ir kitais teisės aktais (DAĮ 13 str. 1 d.). Privalomai rengiamų vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykles tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras (DAĮ 13 str. 2 d.), todėl personalo dokumentų termino ieškokite ten, o ne bendroje taisyklėje. Anksčiau laiko tokių dokumentų naikinti negalima: juos privaloma išsaugoti reikiamą laiką (DAĮ 12 str. 1 d. 2 p.), o naikinti galima atlikus vertės ekspertizę, kai pasibaigia teisės aktų nustatyti terminai (DAĮ 14 str. 1 d.).

Kiti duomenys. Kai teisės aktai termino nenustato, dokumentų saugojimo terminą nustato pats darbdavys, atsižvelgdamas į savo ir kitų susijusių asmenų, taip pat paties darbuotojo, prievoles ir teisėtus interesus (DAĮ 13 str. 1 d.). Asmens duomenys bet kuriuo atveju laikomi ne ilgiau, nei būtina (BDAR 5 str. 1 d. e p.). Darbo byloje tai dažniausiai reiškia galimą ginčą. Bendrasis ieškinio senaties terminas darbo santykiams yra treji metai, jei trumpesnis nenustatytas (DK 15 str. 2 d.). Į darbo ginčų komisiją dėl neteisėto atleidimo kreipiamasi per vieną mėnesį, o kitais ginčais dėl teisės – per tris mėnesius nuo tada, kai darbuotojas sužinojo ar turėjo sužinoti apie pažeidimą (DK 220 str. 1 d.). Tai padeda pagrįsti terminą. Tai nėra pagrindas saugoti viską metų metus. Kaip nustatyti ir vykdyti terminus, rašėme straipsnyje Kiek laiko saugoti asmens duomenis.

Darbo taryba. Darbdavys, įdarbinantis vidutiniškai dvidešimt ir daugiau darbuotojų, informuoja darbo tarybą ir su ja konsultuojasi, kai tvirtina ar keičia informacinių technologijų naudojimo ir darbuotojų stebėsenos tvarką bei darbuotojų asmens duomenų saugojimo politiką (DK 206 str. 1 d. 5 ir 7 p.).

Buvusio darbuotojo teisės. Išėjęs žmogus turi tas pačias teises kaip ir bet kuris kitas duomenų subjektas. Jis gali paprašyti patvirtinti, ar jo duomenys tvarkomi, ir susipažinti su jais (BDAR 15 str. 1 d.). Kaip į tokį prašymą atsakyti, rašėme straipsnyje apie prašymą susipažinti su duomenimis. Jis gali paprašyti ir ištrinti duomenis, bet tai, ką saugoti reikalauja teisės aktai, lieka (BDAR 17 str. 3 d. b p.).

Kas nutinka, kai suklystama

Perskaityti asmeniniai laiškai. Tai korespondencijos konfidencialumo, taigi privataus gyvenimo, pažeidimas (CK 2.23 str. 2 d.), o laiškų, gautų dar dirbant, atveju – ir asmeninio susižinojimo slaptumo pažeidimas (DK 27 str. 2 d.). Tai pagrindas reikalauti žalos atlyginimo (CK 2.23 str. 4 d.). Pagal BDAR žalą patyręs asmuo taip pat turi teisę į kompensaciją (BDAR 82 str. 1 d.). Tokie laiškai dažnai iškyla ginče dėl atleidimo, kai darbdavys bando jais remtis.

Dėžutė veikia metus, laiškai nukreipti vadovui. Tai tikslo, kiekio ir saugojimo trukmės principų pažeidimas. Už pagrindinių tvarkymo principų pažeidimą gresia baudos iki dvidešimties milijonų eurų arba, jei tai įmonė, iki 4 % visos jos ankstesnių finansinių metų pasaulinės metinės apyvartos, atsižvelgiant į tai, kuri suma didesnė (BDAR 83 str. 5 d. a p.).

Prieiga nenutraukta. Buvęs darbuotojas atsisiunčia klientų sąrašą ar skaito susirašinėjimą. Be paties incidento, tai reiškia nepakankamas saugumo priemones. Už BDAR 25–39 str. prievolių pažeidimą gresia baudos iki dešimties milijonų eurų arba, jei tai įmonė, iki 2 % visos jos ankstesnių finansinių metų pasaulinės metinės apyvartos, atsižvelgiant į tai, kuri suma didesnė (BDAR 83 str. 4 d. a p.).

Viskas ištrinta pirmą dieną. Kartu dingsta klientų susirašinėjimas, kurio reikia darbui, įrodymai galimam ginčui ir dokumentai, kuriuos saugoti buvo privaloma (DAĮ 12 str. 1 d. 2 p.). Klaida į kitą pusę nėra mažesnė.

Kada kreiptis į teisininką

• kai išeina vadovas ar žmogus, turėjęs prieigą prie klientų ar finansų duomenų;
• kai atleidžiama dėl pažeidimo ir tikėtinas ginčas;
• kai reikia peržiūrėti buvusio darbuotojo dėžutę ar failus;
• kai buvęs darbuotojas prisijungė ar atsisiuntė duomenų išėjęs;
• kai buvęs darbuotojas prašo savo duomenų ar jų ištrynimo;
• kai norite nustatyti darbuotojų duomenų saugojimo tvarką.