Kandidatų CV ir dokumentų kopijos: ką darbdavys gali laikyti

Atrankoje nelaimėjusių kandidatų CV reikia ištrinti, kai atranka baigiasi ir darbuotojas pasirinktas. Ilgiau juos saugoti būsimoms atrankoms galima tik kandidatui sutikus ir tik sutikime nurodytą laiką. Trumpam, pagrįstam laikotarpiui galima pasilikti tik tai, ko reikia galimam ginčui dėl šios atrankos – tai atskiras tikslas, kurį reikia užrašyti. Darbuotojų ir kandidatų asmens tapatybės dokumentų kopijos paprastai yra perteklinės. Dokumentą galima paprašyti parodyti, bet kopijos daryti ir saugoti nereikia, nebent to reikalauja teisės aktas arba konkretus tikslas.

Abi taisyklės kyla iš to paties principo. Darbdavys renka tik tuos duomenis, kurių reikia tikslui, ir laiko juos tik tol, kol tikslas galioja. Žemiau – ką tai reiškia atrankoje, ką darbdavys gali sužinoti apie kandidatą iš kitų šaltinių ir kur galima suklysti.

Atranka baigėsi: kas daroma su kitų kandidatų CV

Atrankos tikslas pasiekiamas tą dieną, kai pasirenkate darbuotoją. BDAR 5 straipsnio 1 dalies e punktas (BDAR 5 str. 1 d. e p.) leidžia laikyti duomenis tokia forma, kad asmens tapatybę būtų galima nustatyti, ne ilgiau, nei reikia tikslui. Todėl kitų kandidatų CV, motyvaciniai laiškai ir kiti dokumentai ištrinami iš atrankos sistemos, iš pašto dėžučių ir iš visų kitų laikmenų. Kandidatas gali ir pats reikalauti ištrinti duomenis, kai jie nebereikalingi tikslui, dėl kurio buvo surinkti (BDAR 17 str. 1 d. a p.).

Kandidato teisė reikalauti ištrinti netaikoma duomenims, kurių reikia teisiniams reikalavimams apginti (BDAR 17 str. 3 d. e p.). Lyčių lygybės ir nediskriminavimo principų reikia laikytis ir tada, kai darbo sutartis nesudaryta (DK 41 str. 1 d.). Priimdamas į darbą, darbdavys privalo taikyti vienodus atrankos kriterijus ir sąlygas (DK 26 str. 2 d. 1 p.). Darbo bylose dėl diskriminacijos, kai nurodomos aplinkybės, leidžiančios daryti prielaidą, kad diskriminacija buvo, darbdaviui tenka pareiga įrodyti, kad diskriminacijos nebuvo (DK 26 str. 5 d.). Todėl atrankos sprendimą ir jo pagrindimą galima trumpai išsaugoti remiantis teisėtu interesu (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Kiek laiko ir kokius dokumentus, reikia pagrįsti ir užrašyti. Tai nėra pagrindas laikyti CV būsimoms atrankoms.

Jeigu CV norite pasilikti būsimoms atrankoms, tam reikia kito pagrindo – kandidato sutikimo (BDAR 6 str. 1 d. a p.). Sutikime patariame nurodyti tris dalykus:

• tikslą, pavyzdžiui, „siūlyti kitas laisvas darbo vietas“;
• terminą, kurį nustatote patys;
• kad CV nebus naudojamas jokiu kitu tikslu.

Kandidatas sutikimą gali atšaukti bet kada, ir atšaukti turi būti taip pat lengva, kaip jį duoti (BDAR 7 str. 3 d.). Pasibaigus terminui arba atšaukus sutikimą, CV ištrinamas. Gera praktika: pasibaigus terminui, kandidatui automatiškai išsiunčiama žinutė su nuoroda. Ją paspaudęs kandidatas sutinka gauti pasiūlymus toliau.

Kaip nustatyti ir pagrįsti patį terminą, rašėme straipsnyje kiek laiko saugoti asmens duomenis. Kodėl jau įdarbinto darbuotojo sutikimas dažniausiai netinka, paaiškinome straipsnyje apie darbuotojo sutikimą.

Ką galima sužinoti apie kandidatą

BDAR 5 straipsnio 1 dalies c punktas (BDAR 5 str. 1 d. c p.) leidžia rinkti tik tuos duomenis, kurie adekvatūs, tinkami ir reikalingi tikslui. Atrankoje tikslas yra įvertinti, ar žmogus tinka konkrečiam darbui. Klausimai, kurie su tuo nesusiję, šio testo neatlaiko: šeimos padėtis, nuotrauka, kai jos darbui nereikia, sveikatos būklė apskritai. Darbo kodeksas ikisutartiniams santykiams nustato: „Draudžiama iš darbuotojo reikalauti informacijos, nesusijusios su jo sveikatos būkle, kvalifikacija ar aplinkybėmis, nesusijusiomis su tiesioginio darbo atlikimu, taip pat informacijos apie dabartiniuose ar ankstesniuose darbo santykiuose jo gautą darbo užmokestį“ (DK 41 str. 1 d.). Reikalauti informacijos apie dabartiniame ar ankstesniame darbe gautą darbo užmokestį tiesiogiai draudžiama.

BDAR 88 straipsnio 1 dalis (BDAR 88 str. 1 d.) leidžia valstybėms narėms nustatyti konkretesnes taisykles darbuotojų duomenims, įskaitant įdarbinimą. Lietuvoje dalis tokių taisyklių įrašyta Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (ADTAĮ) 5 straipsnyje. Duomenims apie teistumą jis kartu yra įstatymo leidimas, kurio reikalauja BDAR 10 straipsnis (BDAR 10 str.). Dvi ADTAĮ 5 straipsnio taisyklės svarbios kiekvienai atrankai.

Pirma – rekomendacijos. Duomenis apie kandidato kvalifikaciją, profesinius gebėjimus ir dalykines savybes iš buvusio darbdavio galima rinkti tik prieš tai informavus kandidatą. Iš esamo darbdavio – tik kandidato sutikimu (ADTAĮ 5 str. 3 d.). Skambutis dabartiniam darbdaviui be kandidato sutikimo šios taisyklės neatitinka, net jei kalbama tik apie darbo kokybę.

Antra – teistumas. Duomenis apie apkaltinamuosius nuosprendžius ir nusikalstamas veikas galima tvarkyti tik dviem atvejais (ADTAĮ 5 str. 1 d.). Pirmas – kai darbdaviui taikoma teisinė prievolė patikrinti, ar asmuo atitinka įstatymuose ar įgyvendinamuosiuose teisės aktuose pareigoms nustatytus reikalavimus, ir tik tiek, kiek tos prievolės reikia. Antras – teisėtas darbdavio interesas, jei kandidato interesai ar teisės nėra viršesni (ADTAĮ 5 str. 1 d. 2 p.). Tuomet, be BDAR reikalavimų, turi būti įvykdytos visos šios sąlygos (ADTAĮ 5 str. 2 d.):

• darbdavys raštu atlieka vertinimą ir parengia jo ataskaitą, o jei paskirtas duomenų apsaugos pareigūnas, su juo konsultuojasi;
• patvirtina ir savo svetainėje, jei ją turi, paskelbia pareigų sąrašą, kuriame nurodytos ir nusikalstamos veikos, už kurias asmuo turi būti neteistas;
• tikrina tik kandidatus į sąraše esančias pareigas;
• duomenis darbdavio nurodyta apimtimi pateikia pats kandidatas.

Kandidatą reikia informuoti

Kai duomenis renkate iš paties kandidato, informacija jam pateikiama duomenų gavimo metu (BDAR 13 str. 1 d.). Kas yra duomenų valdytojas, kokiu tikslu ir kokiu pagrindu duomenys tvarkomi, kam jie gali būti perduoti. Prie to pridedamas saugojimo laikotarpis ir kandidato teisės (BDAR 13 str. 2 d.). Praktiškai tai trumpas pranešimas darbo skelbime arba atrankos formoje. Ką ir kada reikia pasakyti darbuotojams, rašome straipsnyje Darbuotojų informavimas apie duomenų tvarkymą: ką ir kada pasakyti.

Kai duomenys gauti ne iš kandidato – iš buvusio darbdavio, įdarbinimo agentūros, profesinio tinklo – kandidatui reikia pasakyti ir tai, iš kokio šaltinio jie gauti (BDAR 14 str. 2 d. f p.). Tai daroma per pagrįstą laikotarpį, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį, o jeigu su kandidatu susisiekiate – ne vėliau kaip pirmą kartą susisiekiant (BDAR 14 str. 3 d.).

Asmens tapatybės dokumentų kopijos

Dokumento kopijoje yra daug daugiau duomenų, nei darbdaviui reikia: nuotrauka, parašas, dokumento numeris, galiojimo data. Todėl pagal BDAR 5 str. 1 d. c p. kopijos rinkimas ir saugojimas paprastai yra perteklinis. Išimtis – kai kopiją nustato teisės aktas arba jos tikrai reikia konkrečiam tikslui, pavyzdžiui, organizuojant komandiruotę ar tvarkant leidimą.

Ką daryti vietoj kopijos:

• paprašyti parodyti dokumentą ir patikrinti, ar duomenys sutartyje teisingi;
• į sutartį įrašyti nuostatą, kad asmuo pateikia teisingus duomenis ir praneša, kai jie pasikeičia;
• jei tapatybę tikrinate vaizdo skambučiu, užtenka patikrinti dokumentą ekrane. Ekrano nuotrauka yra kopija, todėl jai taikoma ta pati taisyklė, o apie ją žmogų reikia įspėti iš anksto.

Asmens kodą galima tvarkyti tik esant vienam iš BDAR 6 straipsnio 1 dalyje nurodytų pagrindų (ADTAĮ 3 str. 1 d.). Kai asmens kodą tvarkyti reikia dėl teisinės prievolės (BDAR 6 str. 1 d. c p.), užrašomas pats kodas, o ne kopijuojamas visas dokumentas. Asmens kodo negalima skelbti viešai (ADTAĮ 3 str. 2 d.). Kada klientų asmens kodo ir dokumento kopijos galima prašyti, rašome straipsnyje Asmens kodas ir dokumento kopija: ko galima prašyti kliento.

Kur galima suklysti

• CV lieka pašto dėžutėse. Atrankos sistemoje CV ištrinti, bet tie patys failai guli vadovo, personalo specialisto ir įdarbinimo agentūros laiškuose. Ištrinti reikia visur, kur jie pateko.
• „Visus CV saugome metus“. Toks sakinys privatumo pranešime be kandidato sutikimo nėra pagrindas. Metų terminas būsimoms atrankoms be sutikimo neturi pagrindo. Trumpesnis terminas galimam ginčui dėl konkrečios atrankos turi būti atskirai pagrįstas.
• Tapatybės dokumentų skenai personalo aplanke. Jie galėjo būti padaryti „dėl viso pikto“ prieš daug metų, ir niekas nežino, kas prie jų prieina.
• Anketoje klausiama daugiau, nei reikia darbui. Kiekvienas perteklinis laukas yra duomenys, kurių rinkti nebuvo pagrindo.

Kodėl tai svarbu. Nelaimėjęs kandidatas gali būti nusivylęs. Jis gali paprašyti patvirtinti, ar jo duomenys tvarkomi, ir susipažinti su jais (BDAR 15 str. 1 d.). Tada paaiškėja, kas saugoma ir kur. Jis gali pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Už pagrindinių principų, įskaitant sutikimo sąlygas, pažeidimus BDAR numato administracines baudas iki 20 milijonų eurų arba, įmonės atveju, iki 4 % ankstesnių finansinių metų bendros metinės pasaulinės apyvartos, taikant didesnę sumą (BDAR 83 str. 5 d.). Kaip ir per kiek laiko atsakyti į prašymą susipažinti su duomenimis, rašome straipsnyje Prašymas susipažinti su duomenimis: terminas ir atsakymas.

Kada kreiptis į teisininką

• kai norite kurti kandidatų rezervą ir reikia sutikimo teksto bei termino;
• kai pareigoms keliamas reikalavimas būti neteistam ir reikia ADTAĮ 5 str. 2 d. vertinimo bei pareigų sąrašo;
• kai kandidatas paprašė savo duomenų, reikalauja juos ištrinti arba pateikė skundą;
• kai atranką vykdo agentūra ar grupės įmonė ir neaišku, kas yra duomenų valdytojas.