Viena lentelė prie pagrindinio įėjimo į pastatą reikalavimų neatitinka. Informacija apie vaizdo stebėjimą turi būti matoma prieš patenkant į kiekvieną konkrečią stebimą patalpą ar teritoriją, o ne tik įeinant į pastatą. Ženklas kabinamas maždaug akių lygyje, kad žmogus dar prieš įeidamas suprastų, jog bus filmuojamas, ir galėtų įvertinti, ką kamera mato. O darbuotojams ženklo neužtenka iš viso: juos reikia informuoti pasirašytinai.
Žemiau — iš ko tai išplaukia ir ką konkrečiai turi turėti pats ženklas.
Kodėl vienos lentelės prie durų neužtenka
Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija 2018 m. liepos 23 d. paskelbtame paaiškinime (DUK) dėl informavimo apie vaizdo stebėjimą nurodė, kad duomenų valdytojas privalo užtikrinti, jog prieš patenkant į patalpas ar teritoriją, kurioje vykdomas vaizdo stebėjimas, būtų aiškiai ir tinkamai pateikiama nustatyta informacija. Tai institucijos paaiškinimas, ne įstatymo straipsnis, ir ją verta skaityti būtent taip: ji paaiškina, kaip institucija tikisi, kad pareiga informuoti bus įvykdyta.
Iš šios formuluotės seka paprastas dalykas. Jei stebima ne visa įstaiga, o kelios konkrečios patalpos, informacija turi pasiekti žmogų prieš įeinant į tas patalpas. Lentelė prie lauko durų informuoja apie pastatą, bet ne apie tai, kad filmuojamas, pavyzdžiui, koridorius trečiame aukšte arba sandėlis.
Europos duomenų apsaugos valdybos Gairių 3/2019 dėl asmens duomenų tvarkymo naudojant vaizdo prietaisus 113 punktas tą patį pasako per vietą ir aukštį: informacija išdėstoma taip, kad duomenų subjektas, prieš patekdamas į stebimą teritoriją, galėtų lengvai atpažinti stebėjimo aplinkybes — maždaug akių lygyje — ir įvertinti kameros filmuojamą plotą. Gairės taip pat nėra įstatymas. Jos yra Europos lygmens institucijų bendras aiškinimas, ir praktikoje į jas remiamasi per patikras.
Du informavimo lygmenys
Gairių 3/2019 111 punktas nustato informavimo struktūrą, kuri išsprendžia klausimą: kaip sutalpinti visą privalomą informaciją į lentelę.
Atsakymas — nereikia talpinti. Svarbiausia informacija pateikiama įspėjamajame ženkle (pirmasis lygmuo). Kita privaloma informacija pateikiama kitomis priemonėmis (antrasis lygmuo): internete, prie registratūros, popieriniame dokumente, kurį galima paprašyti.
Kokia informacija apskritai privaloma, nustato BDAR 13 str. 1 d. ir BDAR 13 str. 2 d. Tai, be kita ko: valdytojas ir jo kontaktai, tikslas, teisinis pagrindas, teisėto intereso turinys, gavėjai, saugojimo terminas, duomenų subjekto teisės ir teisė pateikti skundą. Vien piktograma su kameros simboliu BDAR 13 str. reikalavimų neatitinka nė viename lygmenyje.
Praktikoje pasitaikė
Vienu atveju klientas paprašė teisės aktų nuorodų, nes jo vadovybė laikėsi pozicijos, kad lentelių prie kiekvienos stebimos patalpos nereikia. Atsakėme su nuorodomis: iš nurodytų šaltinių išplaukia, kad lentelės turi kabėti prie įėjimų į konkrečias stebimas patalpas, o ne vien prie pagrindinio įėjimo.
Šį dalyką rekomenduojame pasitikrinti pirmą: pataisymas kainuoja kelias lenteles, o neištaisytas jis matomas iš karto ir be jokio gilinimosi į dokumentus.
Darbuotojui lentelės neužtenka iš viso
Tai antra klaida, ir ji brangesnė. Lentelė yra informavimas lankytojui. Darbuotojui reikia parašo.
Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 5 straipsnio 4 dalis nustato:
„Tvarkant vaizdo ir (ar) garso duomenis darbo vietoje ir duomenų valdytojo patalpose ar teritorijose, kuriose dirba jo darbuotojai, tvarkant asmens duomenis, susijusius su darbuotojų elgesio, buvimo vietos ar judėjimo stebėsena, šie darbuotojai apie tokį jų asmens duomenų tvarkymą turi būti informuojami pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu pateikiant Reglamento (ES) 2016/679 13 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytą informaciją.”
Trys dalykai šioje nuostatoje yra praktiniai. Pirma, ji taikoma ne tik „darbo vietai” siaurąja prasme, bet ir patalpoms bei teritorijoms, kuriose dirba darbuotojai. Antra, informavimo būdas yra pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu — tai reiškia, kad turi likti pėdsakas, kurį galima parodyti. Trečia, pateikiama ne santrauka, o visa BDAR 13 str. 1 d. ir BDAR 13 str. 2 d. nurodyta informacija, ta pati, kuri gyvena antrajame lygmenyje.
Žodinis informavimas per susirinkimą atitinka ADTAĮ 5 str. 4 d. tik tada, jei lieka faktą įrodantis pėdsakas. Praktikoje paprasčiausia yra pasirašomas lapas arba elektroninis patvirtinimas.
Ką turi turėti pirmojo lygmens ženklas
- kameros simbolį, kad būtų aišku iš toli;
- duomenų valdytojo pavadinimą ir kontaktus;
- stebėjimo tikslą, surašytą konkrečiai, o ne žodžiu „saugumas”;
- nuorodą, kur rasti visą BDAR 13 str. informaciją — antrąjį lygmenį;
- vietą ir aukštį: prie įėjimo į kiekvieną stebimą patalpą ar zoną, maždaug akių lygyje, prieš patenkant į stebimą plotą.
Antrasis lygmuo — pilnas pranešimas apie vaizdo stebėjimą — gyvena ten, kur žmogus gali jį pasiekti be prašymo: svetainėje, prie registratūros arba pateikiamas popieriuje. Darbuotojų atveju tas pats tekstas pateikiamas pasirašytinai.
Kaip pradėti
Naudingiausia pradėti nuo vieno apėjimo: kiek yra stebimų patalpų, kiek yra lentelių ir kurių trūksta. Po jo aišku, kiek lentelių trūksta ir ar darbuotojus reikia informuoti pasirašytinai.
Parašykite mums, kiek kamerų veikia, kuriose patalpose ir ar tose patalpose dirba darbuotojai. Atsakysime, ko trūksta konkrečiai jūsų atveju, ir pasakysime kainą prieš pradedant. Pirmas atsakymas nemokamas — el. paštas info@linden.lt.
Praktinis žingsnis po žingsnio vadovas yra Linden kuriamoje Privacio svetainėje: Ar galime filmuoti patalpas ir teritoriją?. Ten pat galite pasitikrinti, ar Jūsų organizacijai privalomas tvarkymo veiklų registras: Privacio įrankis.
Plačiau apie šią paslaugą: vaizdo stebėjimo dokumentacijos rengimas.